• Главная
  • |
  • Информационный бюллетень
  • |
  • чАвО
  • |
  • карта сайта
  • О программе
  • Беларусь
  • Россия
  • Украина
  • Материалы
  • Актуальное
  • Сервисы
  • Пятница, 28 июня 2013 00:00

    Содержательная папка проектов

    Written by
    Rate this item
    (0 votes)
    Bookmark and Share

    Мы видим следующий подход к логике формирования папки проекта, которая должна включать следующие разделы (идем по папке снизу вверх, разделяя один пункт от другого разделителем с названием).

    1. Договор с CAF Россия, допсоглашение – оригинал или копия в соответствии с вашими процедурами хранения официальных документов. Договор включает описание проекта, план его реализации и бюджет.
  • Договоры с партнерами.
  • Официальные документы, согласованные с CAF , связанные с внесением изменений в проект или его бюджет. В папке должен храниться запрос и ответ на него – сканированная копия документа.
  • Команда вашего проекта: документ, в котором перечислены все исполнители проекта, их обязанности по проекту, форма отчета, предоставляемая этим специалистом руководителю проекта. Этот документ не должен повторять, то, что обычно вы пишите в договоре, он должен быть более подробным и информативным. Этот документ формируется при запуске проекта, когда вы собираетесь на первую оргвстречу и уточняете ваш план. В процессе реализации проекта функции могут измениться, специалисты могут поменяться, на разных этапах проекта могут появиться новые виды деятельности, следовательно, потребуется пересмотреть этот документ. Каждая новая версия подшивается в папку.
  • В некоторых организациях договоры с привлеченными специалистами и акты выполненных работ хранятся вместе с финансовыми документами. Мы не возражаем. Но в программной папке должен быть зафиксирован факт выполнения привлеченным специалистом работы про проекту – разовой или регулярной. А также должно быть зафиксировано время оказания этой услуги – табель учета.

    1. План реализации вашего проекта  - по календарю или по мероприятиям проекта.

    Если план меняется в ходе реализации проекта – уточняется, детализируется. Этот актуальный план должен появиться в папке. Большинство проектов изменялись в процессе реализации, однако, эти изменения не нашли отражения в папке. В этом же разделе идут документы, описывающие каждое мероприятие, а именно:

    • Суть его, содержание, план, сценарий – то, что вы разрабатываете при подготовке. Возможно, вы делаете это устно, но тогда надо делать краткий протокол этого обсуждения.
    • Списки участников
    • Отзывы или анкеты и анализ анкет. Заполненные анкеты хранить не обязательно. Тут важен анализ анкет, ваши выводы, и как эти выводы влияют на дальнейшую реализацию проекта.

    Если специалисты проекта ведут собственные папки по секциям, кружкам и пр., то в общей папке должна быть информация, что документы такой-то секции находятся в соответствующей папке.

    1. Планы расходования средств на следующий трехмесячный период и запросы средств по форме
    2. СМИ: пополняемый список публикаций, копии или оригиналы печатных изданий
    3. Диск с фотографиями по проекту, причем фотографии на диске должны быть сгруппированы по мероприятиям.
    4. Содержательные отчеты  и письма CAF по их доработке и одобрении. В папке должна храниться окончательная одобренная версия отчета. В этом же разделе вы можете хранить информационные справки, анкеты  по ЦГ  и мониторингу.
    5. Последним документом (самым верхним) будет письмо о завершении проекта.

     

     

    Read 2791 times Last modified on Среда, 27 августа 2014 14:17

    Media